Økt kontroll over inngående varestrøm kan spare hotellkjeder for millioner!

I hotell-, restaurant- og kantinebransjen bestilles det store mengder matvarer hver eneste dag. Det er derfor ikke uvanlig at det tidvis oppstår avvik mellom det som bestilles og det som faktisk leveres. Det har imidlertid vist seg at avvikene er flere og større enn mange har antatt, og stadig flere aktører ser nå behovet for bedre kontroll over den innkommende varestrømmen. Et pilotprosjekt med innkjøpssystemet Millum viser at riktige digitale tiltak ikke bare gir bedre oversikt, men også kan føre til millionbesparelser.

Av: Una Tingvik Haave 19.05.2025 12:19

Digitalt innkjøpssystem effektiviserer prosessen med varemottak og avviksregistrering

Behovet for bedre kontroll over innkommende varestrøm har lenge vært kjent i storhusholdningsbransjen. Likevel har det vært en utfordring å faktisk oppnå denne kontrollen. Mange har antatt at avvikene er små, og at detaljert kontroll koster mer enn verdien av de avvikene som avdekkes, da prosessene ofte er manuelle og tidkrevende.

Etter å ha gjennomført stikkprøver har flere aktører i bransjen imidlertid avdekket at avvikene mellom det leverandørene oppgir å levere og det som faktisk leveres, er større enn forventet. Her er det både avvik på merker, pris og ødelagte varer som kunne ha vært kreditert eller erstattet. Mange har derfor nå begynt å forlate de analoge rutinene til fordel for digitale løsninger. En av løsningene tilgjengelig er innkjøpssystemet Millum. Med Millum skjer både innkjøp, varemottak og avviksregistrering elektronisk, og dermed langt mer effektivt. Resultatet er bedre oversikt, færre feil og dermed betydelige besparelser – både i tid og kostnader.

Millionbesparelser med elektronisk varemottak og avviksregistrering

Det sier seg selv at bedre kontroll på leveranseavvik kan gi store besparelser – spesielt for hoteller og restauranter som gjennomfører store innkjøp hver eneste dag. Likevel ble resultatene fra pilotprosjektet med noen av Millums innkjøpskunder i hotellbransjen en øyeåpner.

Gjennom prosjektet tok deltakerne i bruk Millums funksjoner for elektronisk varemottak og registrering av avvik. Resultatet ble en betydelig økning i både reklamasjons- og krediteringsgrad – langt over det de hadde forventet. Pilotprosjektene oppnådde samlet en økning i reklamasjonsgraden på 4,13 % og i krediteringsgraden på 0,69 %.

For bedrifter med varekjøp i hundremillionersklassen, betyr dette at økt kontroll gjennom digitale prosesser kan gi besparelser i millionklassen. Pilotprosjektet bekrefter dermed at å vente med å digitalisere varemottak og håndtering av avvik koster langt mer enn å implementere effektive løsninger med en gang.