Millum

Hopp til hovedinnhold

Innhold

Hvordan redusere kostnader ved å maksimere nytten av et innkjøpssystem

Å ta i bruk et innkjøpssystem handler om fokus på økt resultat ved å ta større kontroll over egen bedrift, ved blant annet å redusere kostnader. Millum vet etter mer enn 17 år i bransjen, at dette ikke er gjort i en håndvending. Det gjelder å få med hele bedriften, fra styrerommet til deltidsansatte, på et tankesett om å kutte kostnader effektivt der det er mulig.

Av: Morten Sandvold Schee 20.01.2020 12:40

matbilde

Hvor stor effekt man får av å ta i bruk et innkjøpssysem, avhenger av nåværende utfordringer - og man bør bestemme seg for hvor man skal investere tid og energi, samt hvilke strategiske endringer man må gjøre.

   - Å implementere et innkjøpssystem som Millum Procurement, hvor all informasjon om alle innkjøp foretatt hos avtaleleverandører samles, vil gi god oversikt, kontroll og reduksjon i kostnader. De bedrifter som virkelig tar systemet med seg inn i arbeidshverdagen, vil høste størst fordeler, sier daglig leder i Millum, Bjørn Anskau. 

Hvordan man implementerer og bruker et innkjøpssystem varierer fra bedrift til bedrift. Det finnes ingen fasit eller en enkel plan å følge. Men ved å følge fem trinn kan bedriften få en best mulig start og retning, som vil gi positive resultater.

1. Skaff deg oversikt

Transparens og oversikt over hva din bedrift kjøper fra hvem og hvor mye er steg en. Ved å analysere og se på hvor utgiftene er, kan man identifisere og kategorisere utgiftspostene og se på hvilke løsninger som finnes i samarbeid med leverandørene. Med et elektronisk innkjøpssystem kan du bestemme hvilke leverandører dine innkjøpere skal få handle fra, og dermed redusere usikkerhet og få bedre kontroll på blant annet varekost.

   - Det viktigste er at du har leverandører som sammen med deg vil utvikle kundeforholdet. Ved å samle innkjøp hos noen faste leverandører stiller du sterkere i forhandlinger og får bedre oversikt over de løpende utgiftene, legger Anskau til.

2. Skaff deg kontroll

Når du har skaffet deg oversikt er det på tide å ta kontrollen tilbake. Oppdaget du at dere handler mye innen noen kategorier og fra spesifikke leverandører, bør du benytte anledningen til å reforhandle avtalene for å få mer kontroll over kostnadene.

Med et elektronisk innkjøpssystem kan du bestemme hvilke leverandører dine innkjøpere skal få handle fra, og dermed redusere usikkerhet og få bedre kontroll på blant annet varekost.

   - Det å rydde opp i avtaler, skaffe større kostnadskontroll og begrense rettigheter for kjøp kan virke som et administrativt mareritt. Men ved å ta i bruk et innkjøpssystem kan man demme opp for alle disse problemene. Da vil man kunne gi forskjellige rettigheter, spore kjøp, se avtalelojalitet og finne de beste og riktige leverandørene, forteller han videre.

3. Effektivitet

Når du har skaffet deg oversikt og kontroll kan du endelig begynne å hente ut fortjeneste. Nå kan du se på effekten av implementeringen. Det handler om å optimalisere ressursbruken.

   - En systematisering av innkjøpene skal frigjøre ressurser og la de ansatte bruke tiden på det de kan best – nemlig å betjene gjestene. Har du en standardmeny kan det for eksempel settes opp automatiske ordre på handlelister med alt det man trenger, forteller Bjørn.

4. Finstuder utgifter for å spare mer

Skal et system gi størst mulig verdi, er det viktig at man hele tiden fokuserer på måter å spare inn penger. Om du har løpende kontroll og oversikt over hva bedriften handler og fra hvem, er det lettere å flytte fokus til å kutte kostnader, uten at det går ut over produktet som leveres. Når kokkene kalkulerer og handler inn det de skal tilberede gjennom et system som Millum, så har de full kontroll på sine kostnader og kan dermed sette en passende utsalgspris ut fra kostnadsnivået i kalkylene.

   - Men husk at avtalene med dine leverandører er det viktigste du har. Er de ikke gode nok, nytter det ikke å ha de beste kokkene eller et velfungerende innkjøpssystem. Du må hele tiden arbeide med avtalene dine for å få de beste vilkårene, forteller Bjørn Anskau.

5. Skap verdi på lang sikt

Skal du få nye kunder og beholde de eksisterende, handler det først og fremst om å bygge tillit og relasjoner for det lange løp. Det er ikke alltid lavest pris som vinner - det er like viktig med leveringsgaranti, kvalitet, oversikt og at man møter forventninger. Spesielt etter at internett og e-handel gjorde sitt inntog, har kravene både fra kjøpere og leverandører endret seg. Ved å følge disse stegene vil du sette deg selv i en god posisjon for å være av de beste innen innkjøp.

   - Gode avtaler bygges over tid og er basert på tillit og relasjoner. Møter du leverandøren med åpne armer vil du oppleve det samme tilbake. Hvis begge ser verdi i samarbeidet og har forståelse for motparten, vil man sammen kunne bygge gode relasjoner, avslutter Bjørn Anskau.

Kilde:

http://www.claritum.com/5-steps-to-procurement-best-practice/